N’hésitez pas à rester en contact avec nous à chaque étape, car nous voulons vous aider à organiser un voyage inoubliable. N’hésitez pas à nous poser des questions à tout moment.

1 : Contactez votre conseiller en voyages

Votre conseiller en voyages vous aidera à chaque étape. Notre équipe est compétente, expérimentée et passionnée par les voyages éducatifs. Trouvez votre conseiller en voyages local.

2 : Choisissez votre circuit

Que vous ayez déjà décidé du lieu et de la date de votre voyage, contactez-nous le plus tôt possible dans votre planification afin que nous puissions vérifier les disponibilités. Nous vous fournirons ensuite un devis complet ainsi que toutes les autres ressources utiles dont vous pourriez avoir besoin.

Votre école disposera très certainement de procédures internes pour l’octroi de l’autorisation, et nous vous suggérons de discuter de vos idées avec les personnes influentes le plus tôt possible dans le processus de planification, afin que votre choix de visite ait le plus de chances d’être autorisé.

Notre lettre type au chef d’établissement / aux gouverneurs peut être téléchargée ici.

Conseil : soyez attentif au fait que le prix de votre voyage peut changer si vous modifiez votre devis initial. Nous vous informerons à chaque étape de l’implication des coûts si vous souhaitez modifier un aspect de votre voyage, afin que vous n’ayez pas de surprises par la suite.

Passagers handicapés et moins mobiles

Si vous ou l’un des membres de votre groupe souffrez d’un handicap, nous insistons pour que vous contactiez nos bureaux avant d’effectuer une réservation, afin que nous puissions nous efforcer de procéder aux ajustements nécessaires.

3 : Réservation provisoire

Contactez-nous pour reconfirmer la disponibilité de tous les éléments de l’excursion et, à ce stade, nous réserverons des places dans la mesure du possible.

Conseil : il n’y a pas d’obligation financière, mais cela signifie également que nos fournisseurs ne réservent leurs services que pour une durée limitée. Nous vous indiquerons bien sûr ce que cela signifie pour vous, car chaque voyage est unique. Faites-le juste avant d’annoncer le voyage afin de pouvoir agir rapidement, car le temps est un facteur essentiel lorsque nous organisons l’hébergement et le voyage pour vous.

4 : Promouvoir votre tournée

Vous avez travaillé dur pour arriver jusqu’ici, alors assurez-vous de donner à votre visite toutes les chances d’attirer suffisamment de participants. Faites la publicité de votre voyage auprès des élèves et des parents, en pensant particulièrement à toute autre pression financière potentielle sur les parents. C’est souvent une bonne idée d’envoyer une lettre vers la fin du mois et de donner aux parents un court délai pour renvoyer un acompte, ce qui permet de faire tomber un jour de paie pendant ce délai. Créez une urgence supplémentaire et augmentez la demande en informant les étudiants que les places sont strictement limitées et qu’ils doivent donc s’inscrire rapidement pour ne pas les manquer !

Notre lettre type aux parents peut être téléchargée ici

Les circuits aériens requièrent souvent les noms des passagers figurant sur le passeport au moment de la réservation. Veillez donc à vous épargner du temps et des tracas en recueillant ces informations lors de votre première promotion.

Il est important, dès le départ, de fournir aux parents des informations claires sur les délais de paiement pour les acomptes supplémentaires et les paiements finaux, afin d’éviter toute confusion ultérieure.

Conseil : en fonction de la démographie de votre zone de recrutement et/ou du prix de votre voyage, de nombreux enseignants mettent en place un plan de paiement mensuel pour aider les parents à établir un budget approprié pour les coûts du voyage (nous pouvons vous fournir des cartes de paiement à distribuer aux élèves/parents pour vous aider à tenir les comptes). Cela permet de réduire les abandons de dernière minute au moment où le solde final est dû.

5 : Faites une réservation ferme

Indiquez-nous le nombre de passagers que vous avez réussi à inscrire afin que nous puissions vous fournir une facture pro-forma pour demander le paiement à votre équipe financière. N’oubliez pas d’envoyer le paiement de l’acompte accompagné d’un formulaire de réservation dûment rempli et des noms des passagers si cela est nécessaire pour la réservation des vols. Les paiements sont acceptés par chèque ou par virement bancaire.

Il est essentiel que votre assurance voyage soit confirmée à ce stade, que ce soit par nous ou par votre propre fournisseur, afin que les passagers soient protégés dès le moment où le premier acompte nous est versé. Nous incluons l’assurance voyage en standard, mais vous pouvez choisir de ne pas l’inclure si vous préférez utiliser votre propre police d’assurance. Si vous souscrivez votre propre assurance voyage, vous devez nous fournir les détails de votre police au moment de la réservation (nom de l’assureur et numéro de police).

6 : Soutien et planification avant le voyage

Une fois les acomptes versés et votre voyage réservé, nous vous confions à votre coordinateur de voyage attitré, qui vous accompagnera tout au long du processus de planification. Il vous indiquera quand et quelles informations doivent être fournies aux hôteliers, aux opérateurs de transport, etc., tout en travaillant avec vous pour affiner les détails de votre itinéraire en réservant des excursions et des activités.

Nous restons bien entendu à votre disposition pour toute question que vous pourriez avoir et nous vous indiquons la bonne direction pour obtenir un soutien supplémentaire, le cas échéant.

Liens utiles :

Conseils sur les voyages à l’étranger : www.fco.gov.uk/knowbeforeyougo

Health and Safety Executive – Voyages scolaires et activités d’apprentissage en plein air – www.hse.gov.uk/services/education/school-trips.pdf

Informations générales sur les visas, les passeports et la santé : www.gov.uk/browse/citizenship/passports

Passeports de groupe / collectifs : www.gov.uk/collective-group-passports

Visa américain (ESTA) : https://esta.cbp.dhs.gov/esta/

Pour obtenir des informations sur les visas et de l’aide pour les détenteurs de passeports non britanniques, veuillez contacter l’ambassade concernée.

7 : En tournée

Nous ne sommes satisfaits que si vous êtes enchanté des arrangements que vous nous avez confiés pour votre groupe. N’hésitez donc pas à nous faire savoir si quelque chose ne se passe pas comme prévu, afin que nous puissions faire tout notre possible pour résoudre les problèmes sur place.

En cas de problème pendant la tournée, notre ligne d’urgence 24 heures sur 24 est à votre disposition.

8 : À votre retour

Chaque voyage que nous organisons nous tient à cœur, c’est pourquoi nous voulons savoir comment s’est déroulé le voyage et nous vous contacterons donc certainement à votre retour pour en savoir plus ! Nous voulons que vous nous confiiez vos voyages encore et encore, et que vous soyez fiers de recommander nos services à vos amis et collègues.